Pytania i odpowiedzi

Nie, takie logi aktywności nie są dostępne w systemie.

Tak, przy czym dla innych osób nieposiadających konta w domenie ZHP wgląd do instrukcji jest ograniczony do rozdziałów pomocnych np. rodzicom. Aby zobaczyć pełną instrukcję konieczne jest posiadania konta w domenie ZHP w usłudze Office365.

Przed wybraniem nazwy systemu przeprowadzona została otwarta ankieta wśród członków ZHP na temat nazwy aplikacji. Z zaproponowanych nazw Główna Kwatera wybrała nazwę dla nowego systemu ewidencjonowania członków ZHP.

Nie, nie ma w Tipi takiej funkcjonalności.

Aplikacja jest w pełni responsywna i możliwa do używania na urządzeniach mobilnych.

Na ten moment nie ma w planach wdrażania aplikacji dedykowanych na konkretne systemy takie jak Windows, MacOS, Android, iOS czy Linux. Dostępna jest w pełni responsywna aplikacja internetowa, która powinna bardzo dobrze działać w najnowszych wersjach przeglądarek na dowolnym z tych systemów.

Co do zasady obozy i zimowiska powinny być drużynowe więc rozkaz drużynowego powinien być, a nie komendanta obozu. Można dodać do rozkazu jednostki wyjątek z rozkazu hal lub innego. rozkaz HAL hufcowy może być wpisany po prostu w hufcu. Rozkaz może mieć jakiś sufiks np. L1/HAL1/2020. Można zaproponować aby szefowie jednostek wydawali rozkazy w trakcie obozu i zamiast rozkaz obozy będzie rozkaz drużynowego/komendanta danej jednostki.

Dobrym pomysłem jest umieszczanie dokumentów na Sharepoincie drużyn. Dzięki temu możliwy jest szybki dostęp do dokumentów, archiwizacja i bezpieczne przechowywanie zgodne z zasadami ochrony danych osobowych.

Należy zgłosić się do administratora odpowiedniej jednostki z prośbą o dodanie odpowiedniego rozkazu.

Można w rozkazie jednostki dodać wyjątek z rozkazu innej jednostki i podpiąć "swój" rozkaz pod informację o ukończonym kursie.

Administrator odpowiedniej jednostki ma możliwość edycji rozkazów poprzez zakładkę "Rozkazy" dostępną w profilu danej jednostki. Wszelkie informacje na ten temat można znaleźć na stronie Rozkazy.

Na ten moment aplikacja nie oferuje możliwości generowania raportów historycznych. Wszelkie informacje na temat generowania raportów w systemie dostępne są na stronie Raporty.

W module raportów aplikacji jest możliwość generowania raportów na temat jednostek. W tym celu należy przejść do zakładki "Jednostki", wybrać odpowiednią jednostkę nadrzędną w dostępnych filtrach oraz kolumny takie jak "Data powstania", "Data rozwiązania". Wszelkie informacje na temat generowania raportów dostępne są na stronie Raporty.

Tak, wystarczy podczas zakładania rejestracji składkowej zaznaczyć wybrane kwartały w polu Okres rejestracji.

Składki naliczane są na podstawie raportu generowanego przez skrypt w pierwszy dzień roboczy po terminie kończącym naliczanie składek.

Szefowie jednostek organizacyjnych mają obowiązek ewidencjonowania składek członkowskich. Do tej pory było to prowadzone np. za pomocą dedykowanych list, komendanci hufców wydawali specjalne zaświadczenia o opłaceniu składek itp. Zachęcamy wszystkich aby prowadzili tę ewidencję w systemie Tipi z trzech powodów:

1. 1. po pierwsze ze względu na przepisy związane z ochroną danych osobowych powinniśmy unikać prowadzenia kilkunastu różnych rejestrów zawierających dane tych samych osób,
   2. po drugie wprowadzenie danych do systemu umożliwi weryfikację płatności składek np. w sytuacji zgłaszania się na ogólnopolski zlot - w przyszłości planujemy połączyć system Tipi z innym aplikacjami (np. do zgłoszeń) i niezaznaczenie składki będzie powodowało znaczne utrudnienia w procesach rejestracji, otwieraniu prób na stopnie instruktorskie itp,
   3. po trzecie nieuzupełnianie składek zaburzy działanie modułu raportów i statystyk.

Wyłączenie modułu jest możliwe, ale tylko na zasadzie przyznania innych uprawnień administratorom. Tzn. nie będą oni widzieli modułu, ale nadal przy każdym członku jednostki będzie się wyświetlała informacja o braku opłaconych składek. Wyłączenie nie jest zalecane ze względów opisanych w pytaniu dotyczącym obowiązku oznaczania składek.

W takich sytuacjach możemy przygotować alternatywną rolę dla administratora PJO - np. rozszerzoną o zatwierdzanie składek samodzielnie lub inną w zależności od potrzeb hufca. Zalecamy jednak korzystanie z modułu zgodnie z modelowym przykładem i ograniczenie obiegu dokumentów i list związanych ze składkami poza systemem Tipi.

Składki może rejestrować też Skarbnik.

Tak, na tę chwilę planujemy dodanie powiadomienia wysyłanego do członków z przypomnieniem o konieczności opłacenia składek

Jeśli użytkownik jest w stanie zidentyfikować przyczynę problemu z zalogowaniem się to:

1. w przypadku, kiedy problemem jest zapomniane hasło, należy postąpić zgodnie z procedurą Office 365;
2. w przypadku, jeśli problemem jest brak zaproszenia do systemu, należy skontaktować się z administratorem np. drużyny, hufca;
3. w przypadku, kiedy użytkownik ma już konto w systemie, a mimo to nie może zalogować się do Tipi sugerujemy kontakt z administratorem lokalnym systemu (np. administratorem hufca lub chorągwi), aby ustalić przyczynę i podjąć odpowiednie kroki.

Jeśli problemem jest hasło należy skorzystać z opcji odzyskiwania hasła. Szczegółowa instrukcja znajduje się tutaj: Odzyskiwanie hasła.

Jeśli problem wynika z jakichkolwiek innych przyczyn - braku konta w systemie bądź niemożliwości zalogowania się mimo aktywnego konta i znajomości hasła rekomendujemy kontakt z administratorem hufca, aby podjąć stosowne kroki do odzyskania funkcjonalności użytkownika.

Jest możliwość zmiany danych podstawowych i danych kontaktowych. Jednak elementy, takie jak: odznaki, stopnie itd. są dodawane przez administratora danej jednostki, tj. drużynowego lub komendanta.

System wymaga od użytkownika podania jednej z form numeru identyfikującego daną osobę. Do wyboru możliwy jest numer PESEL, numer dowodu osobistego, numer paszportu lub numer karty stałego pobytu. Podanie jednego z w.w. numerów jest wymagane do zarejestrowania użytkownika.

Niestety na razie nie ma takiej systemowej możliwości.

Jeśli członek ZHP ma założone konto w systemie i widzi niezgodność w swoich danych, najlepiej aby zgłosił się do administratora jednostki (drużyny/szczepu lub hufca). Taka osoba będzie mogła zmodyfikować dane i je uzupełnić tak, aby odzwierciedlały stan faktyczny.

Nowy użytkownik lub jego dodani opiekunowie muszą zostać zaproszeni do systemu w celu uzupełnienia danych użytkownika. Po uzupełnieniu danych i założeniu konta członek ZHP/opiekunowie mają dostęp do danych. Jeżeli dane zostały uzupełnione za zgodą osoby/opiekunów przez odpowiedniego drużynowego, wtedy tenże drużynowy może zaprosić osobę/opiekunów do systemu tym samym dają mu/im odpowiedni dostęp do danych. Więcej na temat dodawania nowej osoby do jednostki znajdziesz w instrukcji na stronie Dodawanie nowego członka jednostki.

Jego członkostwo zostaje zakończone i w ciągu 14 dni zostaje usunięty z systemu.

Tak, można skorzystać z wyszukiwarki członków jednostek, które administrujesz. Szczegółowy opis znajdziesz na stronie Wyszukiwanie członków.

Osoba nieletnia może być administratorem jednostki. Warunkiem jest upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Dostęp do odpowiedniej jednostki i danych jej członków przydzielany jest przez odpowiedniego administratora lokalnego, np. komendanta hufca. Drużynowy nie ma możliwości przekazania dostępu innej osobie, wręcz jest to zakazane ze względu na dostęp do danych wrażliwych członków ów jednostki.

Nie. Nadanie funkcji nie jest równoznaczne z nadaniem uprawnień do odpowiedniej jednostki. Po dodaniu funkcji należy przejść do zakładki "Role użytkowników" odpowiedniej jednostki i dodać tam osobę z wybranymi uprawnieniami. Więcej na ten temat znaleźć można na stronie Role użytkowników.

Nie, ponieważ funkcje pełnione w ZHP nie muszą odpowiadać rolom w Tipi.

Dostęp do odpowiedniej jednostki i danych jej członków przydzielany jest przez odpowiedniego administratora lokalnego, np. komendanta hufca. Drużynowy nie ma możliwości przekazania dostępu innej osobie, wręcz jest to zakazane ze względu na dostęp do danych wrażliwych członków ów jednostki.

Prosimy zgłaszać taką potrzebę do administratora lokalnego (hufca, chorągwi) - zgłoszenie takie zostanie przesłane do administratora centralnego systemu TIPI, a on naprawi błąd.

System nie posiada funkcjonalności poprawiającej błędy ortograficzne. Taką funkcjonalność może oferować używana przez użytkownika przeglądarka, więc to użytkownik powinien zadbać o poprawność ortograficzną wpisywanych danych, np. imienia i nazwiska członka drużyny

Aktualnie system nie oferuje możliwości otrzymywania powiadomień dotyczących zmiany danych osobowych/teleadresowych przez członka jednostki. Wszystkie dostępne powiadomienia można ustawić zgodnie z instrukcją na stronie Powiadomienia.

Instrukcja odnośnie dodania nowej osoby do systemu dostępna jest w instrukcji na stronie Dodawanie nowego członka jednostki.

Aktualnie system nie oferuje możliwości otrzymywania powiadomień dotyczących zmiany danych osobowych/teleadresowych przez członka jednostki. Wszystkie dostępne powiadomienia można ustawić zgodnie z instrukcją na stronie Powiadomienia.

Tak - to opiekun drużyny odpowiada za formalności związane z prowadzeniem drużyny do momentu, aż drużynowy nie osiągnie pełnoletności. Tym samym staje się odpowiedzialny za prowadzenie jednostki również w zakresie rejestrowania danych jej członków.

Dane personalne (imię, nazwisko) oraz numer dowodu osobistego opiekunów prawnych (w tym rodziców) dziecka jest niezbędny do tego, aby zweryfikować tożsamość ww. osób i ich uprawnienie do reprezentowania dziecka. Zweryfikowanie przez ZHP danych personalnych opiekunów prawnych/rodziców nie może odbywać się inaczej niż przez przedstawienie przez te osoby swojego dowodu osobistego. Dlatego właśnie konieczne jest podanie numeru dokumentu, na podstawie którego ZHP dokonuje tej weryfikacji. Wyjaśniając podstawy prawne, na mocy których ZHP ma prawo żądać podania ww. danych osobowych pragniemy poinformować w pierwszej kolejności, że są one związane ze złożeniem przez rodziców/opiekunów prawnych dziecka oświadczenia o przystąpieniu dziecka do ZHP, co stanowi przejaw wykonywania przez te osoby władzy rodzicielskiej lub opieki. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek wynikający z przepisów prawa w zakresie reprezentowania osób nieposiadających zdolności do czynności prawnych (art. 17 w związku z art. 11 oraz w związku z art. 12 Kodeksu cywilnego) oraz dotyczących wykonywania władzy rodzicielskiej (art. 98 w związku z art. 92, 93 §1 oraz 94 §1 i §3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego). Podstawą prawną do przetwarzania ww. danych osobowych wynikającą z RODO jest art. 6 ust. 1 pkt b RODO. Pragniemy również wyjaśnić, że wykorzystujemy dane osobowe rodziców/opiekunów prawnych niepełnoletnich członków ZHP w powyższych celach do czasu ustania członkostwa dziecka/podopiecznego w ZHP lub do zastąpienia tych danych przez dziecko, po osiągnięciu przez nie pełnoletności, danymi kontaktowymi innej osoby. Przysługujące rodzicom i innym opiekunom prawnym prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych tych osób zostały szczegółowo opisane w klauzuli informacyjnej załączonej do Formularza Zgody na przynależność dziecka do ZHP.

Po ukończeniu 16 r.ż system wysyła powiadomienia o tym, jakie zgody zostały przez opiekunów wyrażone tak, aby użytkownik (od 16 r.ż) mógł je zmodyfikować. Więcej informacji na temat zarządzania danymi użytkownika znajduje się w Instrukcji użytkownika systemu Tipi w rozdziale RODO.

Po ukończeniu 16 r.ż system wysyła powiadomienia o tym, jakie zgody zostały przez opiekunów wyrażone tak, aby użytkownik (od 16 r.ż) mógł je zmodyfikować. Więcej informacji na temat zarządzania danymi użytkownika znajduje się w Instrukcji użytkownika systemu Tipi w rozdziale RODO.

Z taką prośbą nastolatek powinien zgłosić się do swojego drużynowego, który przeprowadzi odpowiednie ustalenia z rodzicami, dokona ewentualnej zmiany i/lub przekieruje sprawę do odpowiedniego administratora hufca.

Bardzo prosimy o zapoznanie się z rozdziałami instrukcji: Rejestracja w systemie oraz RODO.

Zgody wyrażanie przy rejestracji/w profilu definiowane są przez administratorów całego systemu na poziomie centralnym. Nie ma możliwości dodania własnych zgód.