Gdy mówimy o „sprawdzeniu” oznacza to:
- sprawdzenie, czy dana osoba nie figuruje w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.
- uzyskanie od osoby informacji o niefigurowaniu w Krajowym Rejestrze Karnym.
Ustawa nakazuje dokonanie sprawdzenia wyłącznie przed dopuszczeniem osoby do działalności związanej z:
- wychowaniem,
- edukacją,
- wypoczynkiem,
- leczeniem,
- świadczeniem porad psychologicznych,
- rozwojem duchowym,
- uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich,
- lub z opieką nad nimi.
W naszej sytuacji „dopuszczeniem” jest pierwsze powierzenie zadań związanych z zakresem wskazanym w Ustawie.
Powierzeniem zadań może być:
- mianowanie na stałą funkcję (np. drużynowego),
- zawarcie porozumienia wolontariackiego bądź innej umowy cywilnoprawnej,
- mianowanie do sztabów i zespołów zadaniowych, realizujących działania związane z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich,
- zawarcie umowy o pracę,
ustne (bez mianowania lub spisywania umowy) powierzenie zadań związanych ze wskazanym w ustawie zakresem, np. pełnienie funkcji opiekuna na biwaku drużyny.
W każdym z powyższych przypadków, jak i w innych sytuacjach powyżej nie wymienionych, które mogą się pojawić w praktyce działania organizacji kluczowe jest to, czy mamy do czynienia z rodzajem działalności, który wynika z przepisów ustawowych, to jest z art. 21 ust. 1 Ustawy. Oznacza to, że nie jest możliwe stworzenie sztywnego katalogu funkcji, które możemy wykluczyć ze sprawdzeń, bowiem istotne jest to, jakie faktyczne czynności są powierzane osobie pełniącej daną funkcję i czy mieszczą się one w katalogu działalności, które wymienia art. 21 ust. 1 Ustawy.
Możemy jednak wskazać na takie funkcje, w przypadku których zaistnienie obowiązku weryfikacji nie podlega wątpliwości. W praktyce działalności prowadzonej przez ZHP, obowiązek sprawdzania figurowania w Rejestrach, o których mowa powyżej, dotyczyć będzie w szczególności:
- harcerskiej kadry wychowawczej (w tym niepełnoletniej, pow. 13 roku życia): np. drużynowych, przybocznych, instruktorów działających w komendach i zespołach, opiekunów na biwakach i formach wyjazdowych,
- kadry medycznej,
- cywilnych wolontariuszy wspomagających nasze działania, np. cywilnych opiekunów drużynowego czy rodziców proszonych o pomoc w biwakach jako pełnoletni opiekunowie, nawet jednorazowo.
Ustawa nie narzuca obowiązku dokonywania sprawdzenia w trakcie pełnienia funkcji - dokonujemy tego jednorazowo. Oznacza to, że np. drużynowego należy sprawdzić raz przed powołaniem na funkcję, a zakładając przy tym, że pełnienie funkcji drużynowego wiąże się z szerokim zakresem czynności wskazanych w katalogu (wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi), gdy ten sam drużynowy będzie organizatorem święta hufca, zawodów sportowych, festiwalu piosenki czy śródrocznego biwaku, nie należy dokonywać jego ponownego sprawdzenia. Jedyny wyjątek stanowią tutaj przepisy dotyczące organizacji form HALiZ, co opisane jest w innym miejscu.
Ustawa nie określa, w jakim terminie przed dopuszczeniem osoby do działalności należy dokonać sprawdzenia. Należy się tu kierować zdrowym rozsądkiem, mając na uwadze, by wpis w rejestrze nie mógł się pojawić między dokonaniem sprawdzenia a dopuszczeniem osoby do działalności - wpis może się pojawić z pewnym opóźnieniem po skazaniu czy innym zdarzeniu prawnym skutkującym umieszczeniem w rejestrze.
Jako organizacja dopuszczamy dokonanie ponownego sprawdzenia (weryfikacji) osoby, wobec której zastosowano już procedurę przewidzianą postanowieniami Ustawy jedynie wówczas, gdy takiej osobie powierza się realizację nowych zadań (czynności), które nie było powodem tego pierwotnego sprawdzenia. Żeby zobrazować powyżej opisaną sytuację, dla przykładu wskazać należy powierzenie danej osobie czynność związanych z wychowaniem małoletnich, a następnie, choćby z uwagi na wykształcenie (kalifikacje takiej osoby), powierzenie jej, po jakimś czasie, dalszych czynności, związanych np. z opieką medyczną nad małoletnimi w czasie zlotu. Wówczas takie czynności (opieka medyczna nad małoletnimi w czasie zlotu) nie były podstawą tego pierwszego sprawdzenia, co uzasadnia dokonanie kolejnego sprawdzenia.
Należy przy tej okazji pamiętać także o tym, że zamknięty katalog rodzajów działalności, o których mowa w art. 21 ust 1 Ustawy oznacza, że wskazany powyżej obowiązek sprawdzenia obejmuje jedynie osoby, których praca/działalność będzie bezpośrednio związana z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi.
W konsekwencji, przewidzianemu powyżej sprawdzeniu nie powinna podlegać osoba wykonująca jedynie usługi poboczne dla głównej pracy/działalności, których rodzaje wskazane zostały powyżej, tj. świadcząca wyłącznie np. usługi kadrowe, finansowe, księgowe, gospodarcze, prawne, przewozowe, magazynowe lub gastronomiczne, oczywiście jeśli nie są one łączone z pracą/działalnością, której rodzaje wskazane zostały powyżej. Bazując na tym rozróżnieniu, można podać przykład kucharki, zatrudnionej na bazie obozowej. Jeśli taka kucharka będzie posiadała kontakt z małoletnimi wyłącznie w trakcie wydawania im posiłków, nie następuje podstawa do jej sprawdzenia. Jeśli jednak kucharka będzie odpowiedzialna za kierowanie zastępem małoletnich pomagających w przygotowaniu posiłku, sprawdzenie jej jest zasadne, bowiem nastąpiło powierzenie jej zadań związanych z opieką nad nimi.
