Ustawa nie określa konkretnej formy archiwizowania dokumentacji dotyczącej dokonanych sprawdzeń, wskazuje jedynie na konieczność przechowywania ich w aktach osobowych danej osoby.
Możliwe jest zbieranie dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (w formacie .pdf). Potwierdzenia w wersji cyfrowej można przechowywać w systemie Office 365 ZHP, dzięki oferowanym przezeń gwarancjom dotyczącym przetwarzania danych osobowych, ale trzeba wówczas dobrze rozwiązać kwestię dostępu użytkowników do tych zaświadczeń.
