Aby uzyskać informacje z Rejestru z dostępem ograniczonym, osoby i instytucje uprawnione muszą zarejestrować konto na stronie Rejestru (wypełnić odpowiedni formularz). Muszą też dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Udzielenie informacji z Rejestru jest bezpłatne.
Przedstawiciele organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości mają wgląd do wszystkich danych zgromadzonych w Rejestrze z dostępem ograniczonym. Natomiast dyrektorzy szkół, a także np. organizatorzy wypoczynku dla dzieci, mogą dowiedzieć się jedynie, czy osoba, którą chcą przyjąć do pracy, znajduje się w rejestrze. Jeśli tak – nie wolno im takiej osoby zatrudnić.
Indywidualne konta, o których mowa w rozporządzeniu, mogą dotyczyć sprawdzenia informacji o samym sobie. Konieczność stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub potwierdzonego profilu zaufanego ePUAP uniemożliwia jednak w praktyce oczekiwanie od naszej kadry samodzielnego zdobywania potwierdzenia niefigurowania w rejestrze. Ten sposób nie zastępuje konieczności sprawdzenia instytucjonalnego przez organizatora wypoczynku.
Do założenia konta użytkownika instytucjonalnego na rejestrze https://rps.ms.gov.pl/pl-PL/Public#/register potrzebne jest wyznaczenie administratora i wypełnienie powyższego formularza ze wskazaniem charakteru podmiotu. Administrator nie uzyskuje dostępu do rejestru. Jego zadaniem będzie wskazanie osób uprawnionych do dostępu do rejestru po zatwierdzeniu konta.
Przy zakładaniu kont dla chorągwi ZHP najlepszą opcją będzie wybór „Inni organizatorzy” z uwagi na wolontariacki charakter większości kadry pracującej wychowawczo.
Możliwe jest udzielenie dostępu osobom innym niż uprawnione do reprezentacji chorągwi, po przesłaniu pisemnego pełnomocnictwa. To jest droga dla dokonywania sprawdzeń w Rejestrze przez hufce, jeśli władze chorągwi będą chciały przenieść sprawdzanie do hufców.
Należy pamiętać o tym, że realizacja obowiązku weryfikacji kadry przed jej dopuszczeniem do realizacji zadań wskazanych w ustawie może być zrealizowana wyłącznie poprzez sprawdzenie danej osoby. Nie jest dopuszczalne przyjmowanie tych informacji bezpośrednio od osoby, której sprawdzenie dotyczy. Zgodnie bowiem z przepisami Ustawy, sprawdzenia (w tym przypadku chodzi o sprawdzenie w Rejestrze działającym na mocy Ustawy) musi dokonać pracodawca (bądź organizator danej działalności).
Procedura sprawdzania w Rejestrze działającym na podstawie Ustawy:
Dane niezbędne do sprawdzenia
Do sprawdzenia potrzebne są następujące dane: PESEL, nazwisko, nazwisko rodowe, pierwsze imię, imię ojca (jeśli imię ojca nie jest znane należy wpisać: brak danych), imię matki, data urodzenia (RRRR.MM.DD). Tych danych nie wolno przechowywać poza rejestrem, więc jeśli zostały zebrane tak, że forma się utrwaliła to należy je usunąć po wykonaniu zapytania.
Sposób dokonywania sprawdzenia
W systemie można dokonać sprawdzenia:
- indywidualnie – każdą osobę oddzielnie podając dane potrzebne do sprawdzenia,
- masowo – uzupełniając tabelę w pliku Excel o dane potrzebne do sprawdzenia – w systemie przy zakładce z zapytaniami masowymi jest dostępny szablon takiego zapytania (nie można go zmieniać poza uzupełnieniem danych, ponieważ przy zmianach system nie pozwala wysłać skutecznie zapytania).
Cel sprawdzenia
Podczas sprawdzania należy określić jego cel. Celem jest wskazanie którą z kategorii czynności (może to być więcej niż jedna czynność) określonych w ustawie będzie zajmowała się osoba sprawdzana: wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi.
Rekomendujemy, aby wpisywany cel był adekwatny do powierzanych zadań, lecz maksymalnie szeroki, przykładowo w przypadku drużynowego (podobnie jak i większość harcerskiej kadry) może być to: wychowanie, edukacja, wypoczynek, uprawianie sportu lub realizacja innych zainteresowań przez małoletnich, opieka nad nimi.
System nie przyjmuje informacji wpisywanej z przecinkami, należy więc je pominąć.
Podpisanie i wysłanie zapytania
Elektroniczny wniosek można podpisać z użyciem następujących form: profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, e-dowodem. Po podpisaniu i wysłaniu zapytania, odpowiedź zwrotna jest przekazywana praktycznie od razu po przesłaniu zapytania.
