Ustawa nie określa konkretnej formy archiwizowania dokumentacji dotyczącej dokonanych sprawdzeń, wskazuje jedynie na konieczność przechowywania ich w aktach osobowych danej osoby.
Możliwe jest zbieranie dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (w formacie .pdf). Potwierdzenia w wersji cyfrowej można przechowywać w systemie Office 365 ZHP, dzięki oferowanym przezeń gwarancjom dotyczącym przetwarzania danych osobowych, ale trzeba wówczas dobrze rozwiązać kwestię dostępu użytkowników do tych zaświadczeń.
Zasadniczo dokonanie sprawdzenia można potwierdzić także oświadczeniem osoby dokonującej sprawdzenia. System rejestruje dokonywane sprawdzenia, a każde z nich jest podpisywane osobistym certyfikatem osoby dokonującej sprawdzenia, więc w razie sporu z władzami państwowymi istnieje możliwość wykazania, że sprawdzenia faktycznie dokonano.
